國立臺北商業大學總務處

112學年度第1學期第1次處務會議紀錄

時間：112年8月31日（星期四）下午2:00

地點：總務長室

出席人員：陳組長信宇、江組長志雄、劉組長碧芬、陳組長莉玲、孫組長秀蘭、王組長川銘(視訊)

主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏

壹、主席宣達事項

1.目前各類採購有關「底價核定人」及「開標主持人」，係依本校「辦理採購授權表」規定簽請校長勾選核定，可參考行政院公共工程委員會99年5月28日工程企字第09900157681號函，公開取得改採議價辦理者，可併簽准由原底價核定人擔任主持決標人員，或由機關首長授權主持決標人員於改採議價時擔任底價之核定人，如此可避免因底價核定不及，致需另擇期辦理議價之情形。

2.有關教育部會計處112基金009通報「表15 截至111年底止，未達預期使用目標之設備使用情形調查表」查填1案，包括：

(1)是否訂有相關規定或召開會議，以定期檢視設備使用效益，並就使用效益未如預期之設備研擬檢討改善措施。

(2)是否訂有規定或召開會議討論，於購置設備前妥作可行性評估，核實成本效益分析。

有關(1)「定期檢視設備使用效益」，相關指標可參「機關提報巨額採購使用情形及效益分析作業規定」-二(二)評估使用情形及其效益之分析指標，如使用人數或次數、使用頻率、工作人力、工作成果、產量、產能、投資報酬或收益、節省能源數量、減少溫室氣體排放數量、減少消耗資源數量。

目前公告金額以上之財物/勞務採購，應依內控作業「ZZ01：採購業務」填寫「需求或使用單位-自行評估表」，惟需求單位表示填寫有困難，本件自行評估表請事務組參考「150萬以上採購前預期使用效益評估分析」，依實際作業修正提出適用版本，並自113年起施行。

3.科技校院評鑑追蹤評鑑實地訪視將於今年12月19日辦理，有關評鑑後續改善及追蹤各單位應配合定期填報改善情形，教務處要求各改善事項需有具體佐證資料（如會議紀錄、統計圖表、活動照片等以茲證明，資料期間為107~111學年度），評鑑佐證資料夾由秘書彙辦中，請各組配合提供。

4.本校辦理「資通安全管理制度（ISMS）」導入作業，資網中心函請各單位配合填報相關表件，包括資訊資產盤點清冊、個人資料檔案清冊、資訊資產風險評鑑表等，各單位反應填寫有困難,資網中心建議先填草稿提供,整體檢視後給予修正意見。目前由秘書彙辦提送陸續更改作業中，請各組依資網中心意見配合更正。

5.依「強化行政院及所屬機關（構）公立學校公務人員定期遷調參考原則」(111年11月18日訂定發布)，秘書室已請本處填寫「廉政風險業務及定期遷調調查表」，並表示本案自112年實施，應定期盤點檢討並落實。本處將於年底（或次年初）處務會議由各組報告執行情形。

6.有關112年度稽核紀錄-小額採購作業之改善措施/興革建議「採購流程應依內控作業程序及作業流程執行，並依據廠商報價之合理性，選擇適合之廠商採購，若實務上有其他考量，建議應在請購流程單據上敘明原因。」請各組注意辦理。

7.為提升公文品質，公文送出前請仔細檢查(請購/驗收/核銷日期之合理性、採購案案名及案號、錯別字、金額數字、附件應與本文有關等)，尤其是契約內容務必逐條逐字檢視，請各組組長注意檢核把關。

8.秘書室通知有關各項會議(包括行政會議、校長有約等)列管案請各單位積極辦理，總務處計有11案，請營繕組、事務組、綜服組把握進度辦理。期許同仁主動積極，各組共同合作，總務工作能無縫銜接順利推動。

9.有關採購底價表各組格式不一，前於111學年度第1學期第4次處務會議(111年12月27日)，授權事務組統一修正，請提供修正後版本予營繕組、綜服組作業使用。

10.臺北校區中元普渡訂於9月6日舉行，相關供品採買及會場佈置，請事務組妥為準備分工辦理。

11.為增進各組溝通及相互支援，爾後每月第1週召開處務會議，並自本
(112-1)學期起處務會議紀錄上傳「全校會議查詢系統」，電子郵件周知同仁知悉。

貳、各組工作報告(略)

參、提案討論(詳附件)

提案一、營繕組提：修正「國立臺北商業大學新興工程預算支用要點」，提請討論。

　　　　說　明：

(一)旨案「新興工程預算支用要點」（下稱本要點，詳附件一），所述提送資料相關名詞及審議單位，係參考「政府公共工程計畫及經費審議作業要點」(92年4月17日版本，詳附件二)，該要點業經行政院111年10月14日修正並發布在案（詳附件三），本要點擬配合修正。

(二) 本校「校務基金自籌收入收支管理要點」前於107年6月13日修正（詳附件四），查本要點第六點涉及自籌收入，爰配合修正。

(三) 本要點修正第三、四、六點，詳附件五-修正草案對照表，修正後要點詳附件六。

　　　　辦　法：本要點經本會議通過後，續提校務基金管理委員會審議。

　　　　決　議：照案通過。

提案二、營繕組提：訂定「國立臺北商業大學臺北校區建築物拆除重建籌建委員會設置要點」，提請討論。

　　　　說　明：

(一)有關「本校臺北校區活動中心拆除重建計畫」，係本校重大事項、預算甚鉅，屬重大工程，涉及本校相關會議：「校務會議」、「行政會議」、「校務基金管理委員會」、「空間規劃委員會」及「校園規劃委員會」（臚列如附件一）。

(二)為利於前述會議審查，前已簽請成立「活動中心拆除重建計畫籌建委員會」，以負責整合、協調使用單位內部意見，及相關報告書初步審查（相關辦理歷程詳附件二）。

(三)為使日後「臺北校區建築物」辦理拆除重建有所依循，擬提案訂定本校「國立臺北商業大學臺北校區建築物拆除重建籌建委員會設置要點」（詳附件三）。

　　　　辦　法：本要點經本會議通過後，續提行政會議審議。

　　　　決　議：照案通過。

提案三、營繕組提：修正本校「臺北校區活動中心及中正紀念館重建工作小組設置要點」，名稱並修正為本校「臺北校區建築物拆除重建工作小組設置要點」，提請討論。

　　　　說　明：

(一)本校前於105年4月14日訂定「國立臺北商業大學臺北校區活動中心及中正紀念館重建工作小組設置要點」（詳附件一）。

(二)為使日後「臺北校區建築物」辦理拆除重建有所依循，擬提案修正內容，名稱並修正為「國立臺北商業大學臺北校區建築物拆除重建工作小組設置要點」（詳附件二、三）。

　　　　辦　法：本要點經本會議通過後，續提行政會議審議。

　　　　決　議：照案通過。

提案四、綜服組提：本校桃園校區風雨走廊新建工程案，提請討論。

　　　　說　明：本案業經112年8月22日簽准編列113年度專案經費為資本門新臺幣600萬元整，擬辦理後續事宜:

(一)吳坤霖建築師事務所(以下簡稱事務所)112年3月28日北商大坤字第1120328002號函辦理評估，本案工程預估經費總計新臺幣600萬元整。

(二)設計單位預估辦理本案工程期程預計約11月。

(三)依序提報「校園規劃委員會」、「行政會議」及「校務基金管理委員會」審議通過後，憑辦本案之委託規劃、設計、監造及採購等事宜。

　　　　辦　法：本案經本會議通過後，續提校園規劃委員會審議。

　　　　決　議：照案通過。

肆、臨時動議

1.事務組提：有關繳費機停車費現金點收，建請出納組派員共同點收確認。

決　議：針對全校各單位遞送之現金（包括紙鈔和硬幣），請出納組指派同仁當場點鈔確認。

伍、工作協調

1.有關臺北市政府列管本校廁所(9間)，依會勘意見增設求救鈴1案，請營繕組依本(112)年8月26日軍訓室會同保全之緊急求助設備檢測結果，併同檢修增設。

陸、散會（下午4:30）