國立臺北商業大學111學年度第1學期總務會議紀錄

時間：112年1月18日(星期三)14:00
地點：臺北校區行政大樓7樓行政會議廳、桃園校區弘毅樓1樓A118室(視訊)
出席人員：如簽到表
主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏
壹、主席致詞：各位委員午安，本次總務會議没有提案，今天是學期末我們會報告本學期總務處的工作，委員如有建議均可提出。
貳、報告上次會議各項決議、臨時動議、建議事項之執行情形
ㄧ、提案討論（無）
二、臨時動議
(ㄧ)商務系提：五育樓2、3樓走廊能否納入111年度修繕計畫，翻新走廊和油漆女兒牆？
營繕組：1.五育樓走廊女兒牆水泥漆面粉刷部分，可納入年度統籌維護費項下支應，併同六藝樓走廊欄杆油漆發包工程，已於111年暑假期間施工。
              2.走廊翻新部分，因涉及整體牆面外觀更新及磁磚面打除重鋪、樣式選擇，或採加貼方式施工，所費不貲且施工期長，需俟五育樓各院系所有共識及爭取專案經費後，方能安排於明年暑假辦理。
三、建議事項
(一)應外系李主任提：今(111)年圖書館及六藝樓西棟耐震補強工程案，有鑑於去年五育樓耐震補強工程因相關原因工期展延，這次工程請掌握進度。施工區保護的部分也請總務處幫忙。
營繕組：圖書館及六藝樓西棟耐震補強工程已於111年11月22日竣工，目前辦理驗收前置作業，對於缺失項目，已要求廠商配合使用單位需求改善。
(二)圖書館周館長提：圖書館1樓廁所常會阻塞不通，請提醒廠商勿將殘餘食物丟到馬桶。
營繕組：施工期間廠商對於學校要求仍有未盡事宜，造成困擾，工程已於111年11月22日竣工，目前辦理驗收前置作業，對於缺失項目，已要求廠商配合使用單位需求改善。
(三)管理學院古綺靚提:有關教職員機車停車位不足問題。
事務組：目前行政大樓地下室共劃設24格機車位，去年教職同仁申請停車人數為33位，評估後增加開放到30部機車停放。今年仍會儘量滿足有停車需求的同仁，視情形略增開放停車數量。
(四)通識中心張主任提：因應疫情中心同仁辦公會開窗保持空氣流通，因而發現窗外樹上有虎頭蜂窩，感謝總務處已於日前移除。有鑑於原來的窗框比較老舊，不易配上紗窗，建請協助改善。
營繕組：紗窗部分已依現況量身訂作完成。
參、各組工作報告（請參閱工作報告資料，另口頭補充報告）
一、事務組：
(一)有關去(111)年度採購案，仍有部分單位於年底才提出採購需求，造成作業時程非常緊迫，今年希望各單位於簽奉核准或已編列預算的財物採購案能儘早提出，避免案件集中於年度結束前，影響採購效能。
(二) (112)年臺北校區廁所各廁間，已全面設置衛生紙等貼心設施，本次衛生紙架為「中央抽取式」，使用上較為衛生及方便。請委員向所屬教職同仁及學生轉達，請以正常速度抽取衛生紙，及避免不必要的浪費使用。
二、營繕組：
(一) 111年重點工程：
1.臺北校區體育館整修及五育樓耐震補強案分別於去年3、4月完成驗收結案。
2.六藝樓西棟(校史館)及圖書館建築物耐震補強案於去年年底完成。
3.節能部分針對66台老舊冷氣汰舊換新。
4.配合公共區域緊急情事通報需求，於地下停車場及球場中央增設緊急求救鈴。
5.專業教室部分包括五育樓企管系606教室、中正紀念館第五視聽教室、六藝樓應外系307教室等如期於年底前完成，建議各系所如有年度既定的專業教室整修案件，請儘早通知營繕組，如需申請補助之案件，由本組轉請建築師做基本規劃及提概算，預算金額亦能較為精確。目前各系整修案通常找裝修公司自行處理，預算編列可能會有間接費用的短差，最後執行上恐有財源不足之困擾。
(二)112年重點工程：
1.臺北校區高低壓電力用電設備改善案，規劃於2/25~28、4/1~5全校性停電，提醒於上開期間場地勿外借。
2.圖書館整修工程：目前已完成細部設計，預計過年後辦理發包作業，屆時會配合開館時間安排工序施工。圖書館整修內容包括4個部分:(1)地下1樓規劃100人座位的大型多功能室，(2)1樓部分全面翻修，(3)7樓為行政空間(職員辦公室及4個校級研究中心)，(4)配合到達大型多功能室需求，1部電梯增設可至地下1樓。
3.臺北校區大門綠廊道暨周邊設施改善工程：已爭取教育部補助經費675萬元，目前進行基本設計，希望可於今年畢業典禮前完成。
4.活動中心重建案，已於昨(1/17)日召開籌備會議，並將該會議訂為起始會議，有鑑於重建工序複雜，爰請各系所及行政單位支援總務處，以利本案順利進行。
5.再次提醒各單位，如有整修案件請儘早通知營繕組，因工程案涉及採購作業、工序及履約管理，有其必須執行的程序，無法馬上完成。如於年底無法順利完成，可能造成年度經費無法核銷。
三、出納組：
(一)111學年度第2學期學生學雜費已完成掛檔，日夜間部繳費期限為今年2/1~2/13，空院為1/19~1/25。
(二)教職員工111年度年終獎金業於1/12滙撥入戶，考績獎金於今日1/18滙撥入戶。
(三)111年度各類所得明細已列計完成並公告於「出納付款查詢系統」，請同仁至該系統檢視個人所得明細，如有系統相關問題，可與出納組連繫。
四、文書組：
(一)本校新版「用印申請單」自112年1月起開始實施，除已簽函核定之正本公文外，均須填寫申請單，並附上已簽准之公文影本，依分層負責規定經授權單位主管核章決行或簽校長核可後，送至文書組用印。證明書、聘書及獎狀等多人用印時，須檢附名冊。
(二)春節連假期間有關公文或私人文件、掛號等將請警衛室協助代為簽收，其餘（生鮮、水果等需冷藏之禮盒）將請物流聯繫收件本人。
五、經營管理組：
(一)111年度場地收入約966萬，扣除委外經營收入約783萬元，將於3月前分配30%予各場地管理單位使用。
(二)五育樓地下1樓學生餐廳為能永續經營，將朝碳中和綠色商場規劃，已洽台灣產業關聯學會提出構想。另為對外營業，於青島東路(即五育樓1樓電梯旁平台)增設開口以利進出。
(三)為因應2/1新聘專任及專案教師15名，擬將未分配獨立型教師研究室分配教師使用。
【總務長補充說明】
已與校長及相關主管討論，將五育樓801-804室規劃32間獨立型教師研究室，原841室OA型教師研究室將規劃為教師多功能討論及休息室。
六、桃園校區綜合服務組：
(一)桃園校區弘毅樓行動電話屋突基地台共構看板維護案，為避免施工吊裝影響教學，基地台業者預定於本年度寒假期間進行共構看板美化作業。
(二)桃園校區111學年度汽機車停車申請第3階段申請已停止（111/12/19~112/1/6），各位師長同學下學期如仍有停車需求，可至綜服組以紙本申請。
【總務長補充說明】
從台66線可看到本校校名的招牌看板，裡面即為基地台，以往係由5家電信業者輪流出資做遮蔽設施，外面再加掛校名看板，現已褪色。這次基地台共構看板維護案在設計時，有關樣式、配色為求慎重，於去年暑假已與創新學院進行多次溝通。另外桃園校區今年度的重大工程「校門景觀美化暨校名牌新建工程」，已向教育部申請並獲得補助款，主要改善校園交通動線及增進校門牌標示，這次連同警衛室進行整體設計，融入古代銅錢圖案，建立具有北商大特色的地標形象，讓我們拭目以待。
七、綜合業務：
(一)因應公共工程委員會修正政府採購法之公告金額及小額採購金額，總務處已配合修正本校「辦理採購授權表」(業經112/1/12行政會議審議通過)，公告金額調高至150萬元(原為100萬元)，小額採購金額調整為15萬元(原為10萬元)以下。
(二)青島東路一側緊急出入口常有機車違停，經校內單位巡檢建議改善，本處111/10/19邀請市府相關局處共同會勘，決定將該區域改為瀝青路面，並劃設黃網線，牆面告示牌文字改為「學校車輛出入口 請勿停車」，已規劃於今年寒假期間進行改善工程。
肆、提案討論(無)
伍、臨時動議(無)
陸、散會(14:35)