空中進修學院110學年度第2學期第3次行政會議紀錄
開會時間：中華民國111年6月10日(星期五)下午12時10分
開會地點：線上會議
主 持 人：凌校務主任祥發 紀錄：徐彩雲
出席人員：蔡組長錦堂、林組長文晟、張組長婕、陳組長信宇、林組長俊杰
列席人員：文念湘先生、劉麗珍小姐、莊珮君小姐(請假)、洪詩媛小姐、
楊彩金小姐、葉修安小姐、徐彩雲小姐、邱金蘭小姐、
范雯鈺小姐、李佳穎小姐、許茗筑小姐
壹、 主席致詞：
1.疫情期間，請同仁遵守居家辦公相關要點確實執行，工作日誌應確實登載及陳報單位主管。
2.校本部與空院行政系統將進行整合，請媒體教學組協助整合各組之功能需求。
貳、工作報告
課務組：
期末考已取消集中考試，接續將進行排課作業事宜。
註冊組：
1. 減免作業已延長至6/12。
2. 目前註冊組正在進行畢業資格審查，畢業證書領取以現場領取為主郵寄為輔，雙軌並行。
媒體教學組：
1. 學院及專科部系統虛擬化已逐步完成，其他因機器太老舊，目前仍在想辦法克服當中。
2. 為解決在校生及新生跑錯網頁，導致訊息遺漏或看錯簡章之問題，舊空院首頁已請工程師設定自動跳轉至新網頁，專科及學院部學生可由新網頁進入學生資訊系統；行政人員可將登入網址加入我的最愛列，直接從登入頁進入。
3. 媒體教學組去年已請文佳提供繳費者銷帳編號及姓名清冊，以供繳費資料比對，今年亦請文佳保留已刪除之資料，以便後續進行網路報名重複繳費之比對，但仍建議勿刪繳費資料為上。另外請負責對帳同仁將對帳時可能會遇到之問題表列，未來提出業務需求時，請廠商一併納入規劃。
總務組：
1. 例行事務總務組配合辦理。
2. 有關招生收費，上個月底發現台銀繳費系統誤關，導致學生無法繳報名費之情事，現已將問題排除。
3. 學校在6/8做全面性的清消作業，6/20將針對公共空間進行第二次的消毒。
學務組：
1. 本組近日配合日間部籌備畢業典禮相關事宜，目前工作進度順利。空院畢業典禮，空院來賓有吳大年理事長、楊心如秘書、康彩華監事、華視的張主任和范小姐，以及前學生會長林哲正先生共6位。
2. 另外有關下學年度招生，宣傳組已寄發文宣、也啟動網路招生廣告，會持續進行招生相關業務。
桃園輔導處：
1. 參加畢業典禮之同學已聯絡完成
2. 6/12遠距上課為最後一次，本學期即結束。
3. 111學年度的招生各項事宜，按照招生簡章及招生會議決議辦理。
4. 高職端實體及線上招生說明，高職端都已結束，若有小眾有意願報名之同學，將以視訊方式公開招生說明。
5. 目前有傳mail或來電詢問之同學，我們皆協助以簡訊或mail的方式，來完成線上報名及告知相關驗證訊息。
花蓮輔導處：
1. 招生部份陸續進行，今年與去年相比報名人數有明顯的成長，並陸續以簡訊通知後續事宜。
2. 校友會今年無法至台北參加畢業典禮，待疫情穩定後再考量是否參與校慶。
台東輔導處：
1. 已寄出畢業證書至註冊組，等待製作當中，完成後將寄出給畢業班。
2. 招生部份已完成入班宣傳，廣告宣傳單已派發一次，將再進行第二次的派發。
3. 招生人數較去年同期相比，人多有明顯的成長。
招生組報告：
1. 招生仍採用去年模式，但增加現場作業模式，以網路為優先，現場為輔。
2. 團報之部份做法：
(1)接獲名單後檢查是否有完成登錄報名系統，若期限內沒完成即註銷。
(2)團體驗證：網路方式做團體驗證。
(3)團報日期簡章日期7/26、7/27，但個人與團體都將於6中旬至6月底開放提早繳費及驗證。
3. 個別報名之做法：仍採用去年之辦法，已請總務組先行查證，目前已有部份的學生已完成網路報名及繳費，希望儘快開啟網路驗證模式，取得資格後，可進行新生選課，其餘細節將於下週完成。
4. 網路驗證模式請各位同仁參考去年模式是否需加強及改進，隨時提供訊息討論。
參、臨時動議：
凌主任：
1. 團報資訊請修安、彩雲提早於群組及網頁公告。
2. 團報的部份，若個人完成報名者則不再退費，不再接受更改為團報身份。以上皆通案處理，若有其他問題，則請學生填寫申請書個案處理。
3. 往後團報與個報同一個日期受理報名雙軌並行。
散 會13:00