110年度第2次內部控制專案小組會議紀錄
國立臺北商業大學
110年度第2次內部控制專案小組會議紀錄
時間：110年12月29日(星期三)中午12時00分
地點：台北校區行政大樓7樓行政會議廳、桃園校區( google meet)
出席人員：李麒麟、史穎君、邱繼智、賴暄堯(陳姵羚代)、盧智強(陳睿麒代)、李昭慶(總務長及中心主任)、李興漢(許台瀅代)、李俞麟、楊進雄、胡紹華代理主任(陳鳳隆代)、鍾淑慧(李慧強代)、洪文平(張致誠代)、簡士捷、楊東育、凌祥發、張旭華、黃國珍、連俊名、彭勝龍、陳恩航
應出席：22位 (李總務長同時兼任環安衛中心主任)
實到：21位
請假：1位 蕭幸金代理院長
列席：稽核人員-陳美蓉
主席：劉副校長瀚宇 記錄：盧晴鈺
甲、報告事項
壹、宣讀110年度第1次內部控制專案小組會議紀錄並報告各項決議案之執行情形：
提案一、總務處提：修正本校內部控制制度之項目「ZZ01：採購業務」等11項作業程序說明表之「法令依據」內容，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案二、總務處提：訂定本校內部控制制度之項目「GD14：錄影監視系統調閱作業（風險值：2*1=2）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案三、研發處提：修正本校內部控制制度之項目「RE03:教師研究獎補助作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案四、研發處提：修正本校內部控制制度之項目「RE04:科技部專題研究計畫作業(風險值：2*2=4）」流程圖，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案五、學務處提：修正本校內部控制制度之項目「SC02：學生點名、缺曠統計、查詢、公告作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案六、學務處提：修正本校內部控制制度之項目「SC03：高關懷學生處理作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案七、學務處提：修正本校內部控制制度之項目「SC04：緊急傷病處理作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案八、學務處提：修正本校內部控制制度之項目「SC05：服務學習合作機構處理作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案九、國際處提：刪除本校內部控制制度之項目「IP03 :與海外大學及大陸211、985 大學簽訂校級姐妹校合作協議作業（風險值：2*1=2）」、「IP04:與大陸非 211、985 大學簽訂校級姐妹校合作協議作業（風險值：2*1=2）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十、人事室提：修正本校內部控制制度之項目「PL01：職員外補作業(風險值：1*2=2）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十一、人事室提：修正本校內部控制制度之項目「PL03：校長遴選作業(風險值：1*2=2）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十二、人事室提：修正本校內部控制制度之項目「PL04：教師升等作業(風險值：1*2=2）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十三、人事室提：修正本校內部控制制度之項目「PL06：教師解聘、不續聘、停聘作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十四、教務處提：修正本校內部控制制度之項目「AB01新生相關業務作業流程(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十五、空院提：修正本校內部控制制度之項目「OM06:各類獎學金申請作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十六、校務研究中心提：訂定本校內部控制制度之項目「IV01：校務研究議題執行作業（風險值: 2*2=4）」、「IV02:校務研究委員會議召開作業（風險值: 2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
提案十七、通識中心提：訂定本校內部控制制度之項目「GT03:通識教育中心辦理藝文展覽活動之審查作業(風險值：2*2=4）」，提請審議。
決 議：照案通過。
執行情況：依決議辦理。
貳、主席報告：感謝各委員參與本次會議。
参、工作報告：(各單位工作報告請詳見書面報告，以下補充口頭報告)
一、稽核人員報告:
(一)本年度共稽核 36 個項目，查核結果無重大缺失，需改進建議事項計16項，經追蹤已改善或採行相關因應作為14項，餘2項，後續將依規定每半年追蹤一次，至完成改善為止。(附表ㄧ)
(二)針對本年度各稽核事項，主要缺失為現行作業方式與法規或內部控制作業程序等未相互結合或執行、內部控制作業未修訂完成、部分業務作業應加以改善，及各單位業務績效之評估未量化或具體敘明等情形，故後續請各單位改善及建議項目，分為4項：
1、建議業務執行之現況應與法規相結合，並定期檢討改善；
2、建議內部控制作業應定期檢討修訂，並依標準作業程序完成；
3、建議部分業務相關作業應加以改善，提高運作效率；
4、建議各單位業務績效之評估，應量化或具體敘明，以使達成行政目標，提升校務營運效能。
(三)109年度餘絀決算數為1,474萬餘元，從本校財務報告顯示近五年來雖有業務短絀由業務外賸餘彌補之情形，且有自籌收入仍未達總收入五成狀況，惟校務基金實質賸餘連續三年度(107年度至109年度)均較前一年度增加，且近五年度自籌收入每年亦有穩定增加趨勢。校務基金之財務經營，係在放寬經費使用彈性，提升資源運用效率，達成學校自主、財務盈虧自負的目標。為防範未然，本校應在如何運用學校既有資源，拓增自籌財源管道中，提早研謀開源節流措施，加強建教合作及推廣教育經營能力、積極募款、增加學校場館運用等，及管控減少支出費用，有效挹注學校財源，以確保校務基金永續經營。
主席裁示:教務處以下兩項目，仍繼續列管，請特別注意。
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追蹤項目 缺失事項/興革建議 |
追蹤結果 |
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21.推廣教育收入績效目標達成度、評估及查核 |
本項俟完成審議修訂後使得解除列管。 本項繼續列管。 |
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32.109年度稽核之改善情形-複核課程規劃及開課管理作業流程 |
本項之控制重點，課程大綱之上傳，仍應於選課結束前完成。 本項繼續列管。 |
乙、討論事項：
提案一、秘書室提：訂定本校年度「內部控制制度自行評估作業計劃」及排定執行期程等事宜，提請審議。
說 明：
（一）本校年度「內部控制制度自行評估作業計劃」前經109年12月30日109年度第2次內控專案小組會議審議通過及110年1月14日校長核定在案。
（二）依「政府內部控制監督作業要點」第參點略以：「參、自行評估…。七、各機關應研擬年度自行評估計畫（包括評估期間及範圍等），簽報機關首長核定。…」
（三）本年度「內部控制制度自行評估作業計劃」同去年內容，無修正。
（四）111年度內控自評預計111年8月通知，10月實施。評估期間為110年11月至111年10月。
（五）檢附本案計劃各相關附件供參。
辦 法：經本會議通過後，陳請校長核定後實施。
決 議：
（一）本年度「內部控制制度自行評估作業計劃」，請刪除「或內稽」之文字。
（二）餘照案通過。
提案二、教發中心提：修正本校內部控制制度之項目「TF03:校內英檢實施作業流程(風險值：2*2=4)」，提請審議。
說 明：
（一）原規定係開放線上系統報名系統，由前學期未通過校內英檢同學自行報名，恐有同學漏未報名情形，為維護同學權益，避免漏報，均由本中心統一匯入系統。
（二）本案業經110學年度第1學期教學發展中心中心內控會議通過。
辦 法：經本會議審議通過後，賡續辦理後續事宜。
決 議：
（一）流程圖內「安排測驗期程及借用教室」，請增補「室」之文字。
（二）餘照案通過。
提案三、總務處提：修正本校內部控制制度之項目「GDD06：決標（適用最有利標決標）」作業程序說明表內容，提請審議。
說 明：
- 配合法令修正「GDD06：決標（適用最有利標決標）」作業程序說明表「法令依據」之「四.機關巨額工程採購採最有利標決標作業要點、機關採購審查小組設置及作業要點。」:
1.「機關巨額工程採購採最有利標決標作業要點」已於109年9月21日廢止並停止適用，爰予刪除。
2.「機關採購審查小組設置及作業要點」已於109年9月21日廢止並停止適用，相關規定已併入「機關採購工作及審查小組設置及作業辦法」，爰配合修正。
（二）本項作業程序說明表「作業程序說明」之三、作業程序(一)內容併同修正。
辦 法：經本會議審議通過後，賡續辦理後續事宜。
決 議：照案通過。
提案四、國際處提：訂定本校內部控制制度項目「IP03：學海飛颺獎助金申請暨甄選作業(風險值：2*1=2)」乙案，提請審議。
說 明：
（一）本校學海飛颺獎助金作業，考量辦理時程長達一年，且近幾年教育部核定金額較高，建請納入內控項目。
（二）本案業經110學年度國際事務處處務會議通過。
辦 法：經本會議審議通過後，賡續辦理後續事宜。
決 議：
（一）流程圖內，「1月中旬依學海飛颺審查作業要點，計算積分並依積分排序獲獎助學生」、「6月上旬依教育部核定金額比例分配獲獎助金額」，若採菱形方塊，則應有兩條判斷路徑，或者改採長方形方塊，以上授權國際處修正。
（二）餘照案通過。
丙、臨時動議： (無)
散會：13時00分。