國立臺北商業大學

107學年度第1學期第3次行政會議紀錄

107年10月11日107學年度第1學期第4次行政會議確認通過

時間：107年9月20日(星期四)下午2:00

地點：行政大樓7樓行政會議廳

出席人員：蕭幸金、李麒麟、邱繼智(史穎君代)、林純如、賴暄堯、盧智強、閻瑞彥、李興漢、林盈鈞、李昭慶、楊進雄、尹敏芳、華英俐、洪文平、楊東育、林維珩、林玟君、謝文盛、張旭華、郭俊賢、蘇建興、邱怡慧、張世佳(古綺靚代)、周旭華、簡士捷(林怡安代)、夏德威、葉清江、黃國珍、陳春富、陳恩航、陳潔瑩

應出席：33位  (蕭副校長同時代理財經學院院長)

實到：32位

請假：1位 劉瀚宇

工作人員：黃楓菁、盧晴鈺、李明才、余春珠

主席：張校長瑞雄                                         記錄：盧晴鈺    

 

甲、報告事項

壹、叡揚資訊股份有限公司張培鏞董事長及楊東城處長演講「雲端服務在教學與校務的多元應用」。

 

貳、確認107年度第1學期第1次行政會議紀錄並報告各項決議案之執行情形如下所示：   

     一、教務處提：修正本校「招生委員會設置要點」，提請審議。

           決    議：照案通過。

           執行情況：本要點已簽請校長核定，並公告施行。

 

    二、財經學院提：修正本校「財經學院院務會議設置要點」，提請審議。

        決    議：照案通過。

           執行情況：暑假時有關博士班校內外委員已組成，目前正建置博士班修業辦法及相關招生簡章，目前皆處置中。

 

    三、學務處提：修正本校「飛鵬獎學金設置辦法」，提請審議。

        決    議：照案通過。

        執行情況：已陳請校長核定中。

 

   參、行政會議列管案之執行情形如下所示：

        一、案    由：請管理學院及財經學院籌劃申請AACSB，請提出規劃書【列管案】。

      主席裁示：本案列入追蹤。

    執行情形：

         (財經學院回覆)

                1.AACSB亞洲總代表於106年3月30 日 前來本校拜訪本院，與我們討論有關入會與申請認證等相關流程事宜。

                2.本院於106年7月11日赴新加坡拜訪AACSB總部，並與相關主管及人員舉行專案會議，深入討論以瞭解認證相關文件與認證標準。

                3.本院已完成本校公文流程，同意AACSB入費會預算支應。

                4.並已向AACSB提出加入會員之申請書，email 申請書於今(106)年10月加入成為AACSB會員。

                5.加入後, 持續規劃認證之相關行政事宜。

            (管理學院回覆)

 1.本院已向曾通過AACSB認證之學校，了解申請之程序、費用、標準、效益等相關事宜。

 2.AACSB議題擬提本院院務會議討論形成共識。       

      主席裁示：財經學院解除列管，管理學院繼續列管。

       

        二、案    由：107年度資本門預算100萬元以上【列管案】。

       主席裁示：本案列入追蹤。

     執行情形：

     (一) (主計室回覆)

項目	7月份達成率	業務單位預估完成日
電腦軟體防護系統	100 %	6月
無線網路系統	0 %	9月
資安監控設備	0 %	9月
桃園校區--資訊機房建置工程	100%	6月
桃園校區風雨球場工程專項經費	0 %	10月
活動中心低壓盤暨附屬設備汰換	0 %	9月
台北校區--公共區域監視器系統設備	100%	7月
台北校區--建置自動化停車管理系統工程	0 %	7月
台北校區--活動中心增設無障礙電梯工程	0 %	8月
桃園校區--建置自動化停車管理系統	0 %	7月
桃園校區--大門口候車亭、校名牌工程費	0 %	(三次流標)

       (二) (總務處、資網中心回覆2.3.)

        2.無線網路系統(200萬元)、3.資安監控設備 (300萬元):本購案已於107年9月4日簽訂合約，目前履約中。

        5.桃園校區風雨球場工程專項經費(3300萬元):本案已於7月2日開工，8月施工作業假基礎工程施作(現場開挖)、鋼構材料備料、膜構材料備料，工期120日曆天，另因7月中旬颱風及天候影響免計工期3日，履約期限至107年11月2日。已完成基礎開挖，目前遭遇管線障礙，已請廠商提出改善方案；另廠商鋼構及膜構協力廠商遲至8月底始確認，已逾原預定期程約2個月，現已要求監造廠商督促施工廠商提出趕工計畫。

        6.活動中心低壓盤暨附屬設備汰換(250萬元):已委託顧問公司規劃，於107年7月25日開工，7月進行前置作業，期間8月17日、8月18日行政大樓及五育樓半夜停電施工(不影響日常作息)，8月24日、8月25日活動中心全日停電。目前已完工，廠商已申請報竣，俟監造單位審查續辦理後續事宜。

        8.台北校區建置自動化停車管理系統工程(166萬2620元):6月29日辦理驗收，缺失改善期限為1個月，簽報後排定107年8月20日辦理複驗，針對新增缺失項目簽報預計9月26日再次複驗。

        9.台北校區活動中心增設無障礙電梯工程(288萬9710元):於6月11日復工，本案履約中，8月施工作業項目為昇降道組立(鋼筋綁紮、模板組立及灌漿)、地下室隔間牆水泥砂漿粉刷裝修，另因新增防火設施及區域等級施工過程中遭遇困難排除，辦理辦更設計，預定10月底完工。

       11.桃園校區--大門口候車亭、校名牌工程費:本案經三次招標結果均為廢標，已請建築師進行標案檢討。建築師持續建造執照審查，經桃園市政府委託建築師公會審查結果(107年7月20日)，尚需補充相關資料。續依建築師意見，107年8月報部說明本案屬近程計畫及工程範圍，以取得認可增建本案之回函，作為法源依據，目前已收到教育部函復，並轉知建築師。本案持續辦理請照作業，預定完成取照後，續辦理發包採購。

主席裁示：繼續列管。

 

  肆、其它列管案：104年度主管共識營列管案-第6案教務處、第1次學生與校長有約-第1案學務處、第9次學生與校長有約-第4案體育室、第10次學生與校長有約-第1案教發中心、第11次學生與校長有約-第1案教務處(校長裁示:本案請教務處檢視並提醒老師教學大綱請載明清楚成績計算之客觀標準)、第3案資網中心(校長裁示:本案請資網中心發文，調查AP使用，並納入管理。)、第4案及第5案總務處，以上共8案，皆解除列管。

 

   伍、主席報告：

           （一）現今資訊社會，很多事情可藉好工具協助，各單位剛聽聞此演講後，若有資訊需要可聯繫該公司，如:列管案，就可使用資訊系統。

           （二）現剛開學，也請各主任及老師多關心同學學習狀況，如:註冊、報到、上課等狀況。

           （三）圓通寺學生宿舍已入住，各老師平時上課時，也可多關心，詢問同學是否有任何問題，也請學務處多加追蹤注意宿舍使用狀況，尤其向同學告知，晚上上完課回去，若太晚要結伴同行，盡量勿落單。

           （四）有關桃園校地利用，請總務處思考那兩公頃地該如何使用，可盡快開發，現不是有很多貨櫃屋，或也可擺一兩個，請總務處及學務處思考該如何利用。

 

陸、各單位工作報告：（補充口頭報告）   

    一、總務處：

         （一）桃園校區風雨球場工程延滯，其經費約三千三百萬元，因面臨供應商出貨問題，現請廠商務必10月11月前把鋼構的建材送到學校，最遲約11月底完成教育部一千萬核銷。另兩千三百萬元，後續執行率問題，待會請洪主任較詳細說明。

         （二）有關太陽光電，本校原參加教育部統一招標，此為教育部政策，是國家政策，必須執行，但因與得標廠商開會後，其回饋皆不願提高。本處在暑假積極聯絡其他廠商，有些廠商願意提供優惠條件，版本與教育部一樣，已上簽簽准不參加教育部的統一招標，事後會自辦太陽光電的招租案。

     （三）本次主管共識營張院長提及公文刷條碼一事，在此做後續說明。許勝雄校長時代曾辦過公文條碼，當時黃淑燕擔任文書組長，總務長是李主秘，那時曾推過，但後未推成功。105年時也曾在行政會議上討論公文刷條碼，也蒐集各校資料，發現有些學校之前有做，後來皆不了了之，那時可能張院長未參與到，我們也做些改善，那時也結案。現因張院長提及政大狀況，本處也調查約六-七所大學。一般來說，公文分三種，線上、紙本。紙本有條碼，基本仍有線上管控，第三種就是完全紙本，張院長所提政治大學，不論電子或紙本公文皆刷條碼，確實如此，但其付出的人力成本時間非常多。因若製作條碼就必須key-in，包括:條碼主旨、說明等，有了條碼，進出公文皆要刷，簽收做一次，但又做條碼，要上網key in，進出皆要記得刷條碼，事情可能暴增很多。本處也詢問台北大學、陽明大學等校，其原本也使用條碼，但後來皆不用。基本上本處持開放態度，若各位覺得公文要刷條碼，必須先有心理準備，同仁一定會抱怨業務增加很多，因必須符合條碼的規範，但若不用此法，本處也跟主秘報告，也經主秘覺得本處可再做一些改善。事實上，連上次105年時，本處的要求，學校同仁也未做到，本處要求所有紙本一定要有條碼產生，由公文系統產生，就便利追蹤，雖其是非同步，但可追蹤，承辦人都知怎麼做但就不做。那同時本處也會針對現有流程檢討及改進。改進後的SOP流程，將循行政程序再往上陳報。

     主席裁示：主要是一般請購、採購，最後的結案單及簽陳，以上容易弄丟不見。這些內部產生的公文，請再研商如何增進效率及追蹤方法，請總務處及秘書室研議。

 

  二、秘書室：補充說明如下，十幾年前推行條碼，在我任內時有執行，但離開後就也不知為何未再持續。再者，剛總務長提及，很多大學使用電子公文加上紙本，但紙本若有副件，因電子公文不易附那麼多紙本，副件用紙本跑，公文全採電子公文，這樣較易追蹤。之前其實也是此SOP，但未落實。若同仁都有此感受，找不到公文等，已跟總務長達成共識，由秘書室做控管。假使各系及各行政單位公文仍用紙本公文簽函，秘書室可能就直接退回，以後採電子公文。若各主管要求，本人就會落實，請衡量之。

    主席裁示：可試試看，這樣公文搜尋不到之情況是否會減少。

 

  三、學務處：

        （一）麥當勞捐贈六座貨櫃屋，主要透過春富主任，感謝蕭副校長上次主持會議，針對貨櫃屋討論，但現尚需評估整地及拉水電成本，預計10月中旬將再次開會討論。也感謝簡主任提供資訊，中山大學亦有貨櫃屋，達永公司表示其內湖餐廳也是採貨櫃屋搭建而成，有申請使用執照，使用狀況也無問題，以上資訊將提供總務處參酌。

        （二）圓通寺宿舍目前稱為圓通雅筑，9月1日已陸續入住，本人也有親自視察、探訪學生及家長，入住學生及家長現皆接受環境，最主要原因是現建設公司自開學後每日上午7點到9點30分或10點，每隔20分鐘交通車接駁，下課從4點一直到7點30分開車，皆不收費，開至南勢角捷運站後往返，目前學生對交通上未有怨言。感謝軍訓室支援，教官每週一天，生輔組每週兩天，本校每週共三天探訪學生，從下午到晚上。生輔組也帶領同學成立宿舍自治組織，學生也會訂定一些管理要點。目前入住申請約360位，實際入住約320位。另境外學生今年已報到79人，外籍生7位，陸生30位，僑生42位，報到率78.2%。79位有91%已入住宿舍。

        （三）後續也有一些其他單位和我們洽談其他宿舍合作案件。(註:若需知詳情，請洽學務處)。

    主席裁示：感謝學務長及學務處之努力。

 

乙、討論事項：

 提案一、人事室提：修正本校「特聘教授設置辦法」第二條規定，提請審議。

         說    明：

          （一）本校「特聘教授設置辦法」最近一次修正案，經105年10月6日本校105學年度第1學期第1次校務會議修正通過在案。

          （二）本次修正係依107年7月18日本校107學年度特聘教授遴選委員會會議決議，修正本辦法第2條第1項第2款規定，增列TSSCI納入論文篇數範圍，以符合實務運作。

       辦    法：經本會議審議通過後，續提校務基金管理委員會議審議。

          決    議：

             （一）請增列納入THCI。

             （二）餘照案通過。

 

提案二、人事室提：修正本校「職員甄審委員會設置要點」第二點規定，提請審議。

        說    明：

          （一）本校職員甄審委員會設置要點最近一次修正案，經105年3月3日本校104學年度第2學期第2次行政會議通過在案。

          （二）茲配合本校附設高商進修學校105學年度結束學制及考試院106年4月26日考授銓法四字第1064218879號函核備本校職員員額編制表，爰刪列本要點第二點相關文字。

       辦    法：經本會議審議通過後，陳請校長核定後實施。

          決    議：照案通過。

 

提案三、人事室提：修正本校「暨附設學校職員出勤管理要點」，提請審議。

        說    明：

          （一）本要點前經103年6月12日本校102學年度第2學期第9次行政會議審議通過在案。

          （二）茲依107年5月17日本校研商行政人員出勤管理情形會議決議「一、建議調整彈性上、下班時間為：上午8時至8時30分，下午5時至5時30分。二、建議參考國立臺灣大學及國立臺中科技大學等校作法，於彈性上、下班時間內，各單位應至少1位同仁在班，其人選由各單位排定或分配，以期業務正常運作。…。」爰據以配合修正上下班時間，予以調整為上午自8時至8時30分陸續上班，下午自17時至17時30分陸續下班，另增訂各單位應於彈性上班時間內，指派或排定至少一人在班，以期業務正常運作，其餘並酌作中文數字修正(修正重點如修正草案總說明)。

          （三）另為期周妥，本修正草案業以本校107年7月24日北商大人事字第1070560428號函預告14日(如附件4)，並經彙整相關研提建議如後附(如附件5)。

          （四）檢附本校暨附設學校職員出勤管理要點修正草案對照表(如附件1)、本校暨附設學校職員出勤管理要點修正草案總說明(如附件2)及本校暨附設學校職員出勤管理要點修正草案(如附件3)。

       辦    法：經本會議審議通過後，陳請校長核定後實施。

          決    議：

             （一）夜間學制核心時間修正為「至夜間九時三十分」。

             （二）餘照案通過。

 

提案四、人事室提：修正本校「性騷擾防治、申訴及懲戒要點」第8點，提請審議。

       說    明：

          （一）依教育部107年3月21日臺教人(一)字第1070037613號書函轉公務人員保障暨培訓委員會107年3月9日公保字第1 071060076號函辦理。

          （二）經依保訓會來文意見，並參考國立高雄科技大學作法，配合修正本校性騷擾防治、申訴及懲戒要點相關規定，於第八8點增訂「校長如涉及性騷擾事件，應交由教育部決定」，並另立第三項。

          （三）檢附本校性騷擾防治、申訴及懲戒要點第八點修正草案對照表暨修正草案各乙份。

       辦    法：經本會議審議通過後，續提校務會議審議。

          決    議：照案通過。

 

   丙、臨時動議： (無)  

    散會：16時30分。