106學年度第2學期總務會議
國立臺北商業大學106學年度第2學期總務會議紀錄
時間：107年6月29日（星期五）中午12:00
地點：行政大樓7樓行政會議廳
出席人員：如簽到表
主席：閻總務長瑞彥 記錄：沈慧敏
- 壹.主席致詞
- 一.有關營建與修繕案，暑假期間與下學期將會陸續開工進行，全校空間維護部分請各單位主管轉達所屬同仁及學生善加維護與節能，目前全校1個月修繕費約100萬元，水電費約200萬元。
- 二.另高教深耕計畫今年有6,900萬元，年底應執行完畢，考量採購案可能兼有工程、財物、勞務二種以上性質，難以認定其歸屬，爰請業務單位於規劃作業期間先與事務組或營繕組溝通協調，了解政府採購法相關規定、請購程序及注意事項，我們會盡力協助採購作業。
- 三.有關全校空間分配，總務處會全面檢討，也將提供空間資枓予校務研究中心研究使用。
- 貳.宣讀上次會議紀錄(106學年度第1學期)並報告執行情形
一、軍訓室提案：本校各樓頂安全門警報系統均無連線警衛室，有維安之虞提請檢修。
營繕組回覆：本校各棟大樓頂樓安全門均設置警報器並連線至警衛室，惟近來不明原因發生斷線情形，已請廠商查線處理。
執行情形：已完成修復。
二、國際商務系提臨時動議：五育樓2樓有老鼠出沒，建議總務處協助處理。
決 議：因五育樓各樓層含B1疑似有老鼠出沒，請總務處事務組、經管組共同處理後續環境消毒等事宜，目前已排定於107年2月13日起，進行為期3個月投藥消毒工作。
執行情形：已於2,3,4月進行投藥。五育樓B1學生餐廳自4月16日起恢復營業，已請攤商依合約規定每月定期施作病媒防治消毒，學務處保健組亦不定期衛生環境檢查。
- 參.各組工作報告(請參閱書面資料)
- 事務組
- 經營管理組
- 營繕組
- 環安組
- 文書組
- 出納組
- 桃園校區綜合服務組
- 肆.提案討論(無單位提案)
- 伍.臨時動議
- 一.會資系林主任維珩提：
有關採購案先行召開溝通會議部分，因各系所助理可能異動，且對採購法也不甚了解，建議可針對錯誤態樣、注意事項，以案例形式建立KM供同仁參考，以避免重蹈覆轍。另建議採購案辦理進度能讓需求單位了解，以掌握作業時程。
【事務組回應】採購金額在百萬以下，屬共通性品項建議業務單位先上共同供應契約網站查詢，篩選適合的廠牌、型號、規格，通常可於2週內完成下單作業；如未找到適合者則會進入公開招標，事務組會在2週內將簽呈及招標文件送業務單位確認。公告等標期依採購法規定需要7~21天不等，該等標期不能縮減，除非為第一次公開招標，未達3家投標，則進行第2次公告，其等標期才可縮減。意即公開招標在正常情形下，1個月左右可完成作業。但如適用最有利標、準用最有利標，或取最有利標精神，擇符合需要的決標程序，其辦理流程將會更長，尤其是適用最有利標，必須報教育部核准後方得辦理。針對此部分事務組近日修正SOP後將公布於網頁，各單位如有類此案件，請上網參閱了解，以預留作業時程。
【總務長回應】為利各單位了解大型採購案相關辦理程序及注意事項，總務處規劃於暑假辦理說明會，屆時會請各單位派員參加。
【營繕組回應】有關冷氣空調部分，每年3、9月進行調查，每半年辦理採購發包作業，以集中採購方式來降低取得成本。
- 二.李主任秘書麒麟提：
建議可蒐集各需求單位常遇到的問題，做出FAQ放在網頁上，這也是一種KM形式。另涉及跨組、跨類型(財物、勞務、工程)的大型採購案，因業務單位人員不熟悉採購法，召開會前會無實際效益，由總務處內部協商分工即可，請總務處以行政支援角色，發揮專業服務客戶，協助各單位解決採購問題，幫助同仁解決問題，就是為總務處、為學校解決問題。
- 三.商創系陳主任潔瑩提：
商創系與數媒系原本是班級制（一班級一教室），因兩系的專業教室較少，規劃各將一間普通教室改為專業教室，即有兩間教室的課桌椅必須撤走，經恩航主任與綜合服務組討論已同意將課桌椅移至圖資大樓地下室。目前面臨合班或共同選修課的大教室問題（原使用大講堂上課），因應新的學期合班上課需求，我們希望學校再找一大空間（可放置原2間普通教室的課桌椅），不知應循何種會議提出。希望能在桃園校區找到一間可以將撤走的70-80張課桌椅放置在大教室內，解決桃園校區缺少大教室的問題。
【總務長回應】本案會請綜合服務組清點空間，我也會跟院長討論。之前教育部姚次長蒞校座談會已提示學校整體空間應重新檢討及規劃，尤其是臺北校區更有迫切需求。今天教務長於開會前向我提及空間問題，我們會提供學校空間資料委請校務研究中心進行研究。屆時可能請校長出面協調。
【李主任秘書麒麟回應】教育部姚次長希望本校提升研究能量，能成立專業特色領域的研究中心，目前各院及通識中心都著手規劃。空間部分校長也要我請總務處做個清查、規劃及分配，目前當務之急是要麻煩總務處儘快處理。之前已有空間使用相關規定，請重新檢視修訂再規劃分配。比如圖書館7樓目前好像没有規劃使用，另研究生研究室目前為固定位置，可採共同使用座位彈性因應，我舉這個例子僅供參考，主要是希望全校空間可朝多功能規劃使用，發揮其效能。各單位的空間需求不能自己私相授受，應由全校空間規劃單位來做分配。
【圖書館回應】有關圖書館7樓空間在高教深耕計畫没有經費可使用，研發處的智慧校園案本館規劃將討論室集中到1樓管理，因此目前7樓有一半是閒置没有利用，但我們考量藏書空間不足，已打算將圖書搬上去。
【總務長回應】教務長提到校務研究中心可提出空間建議或效益標準，使用單位如逹不到某一標準，學校可收回該空間重新規劃。
【李主任秘書麒麟回應】總務處為全校空間規劃及管理單位，可提出建議與使用單位討論，使用規則一旦訂定大家即應遵守，空間如有間置或使用效益不彰之情形，總務處當然有責任收回，這是你們的職掌，放手去做就對了。
- 陸.散會(13:30)