空中進修學院105學年度第2學期第2次院務會議紀錄
時間：中華民國106年7月5日(星期二)上午10時整
地點：六藝樓2樓205教室
主持人：夏主任德威 記錄：陳憶均
出席者：蔡組長錦堂、孫組長彩卿、林組長怡安、劉組長碧芬、張組長隆君(請假)
文念湘先生、劉麗珍小姐、蔡美金小姐、徐育招小姐、楊彩金小姐
徐昭容小姐、李永春先生(留守辦公室)
一、主席致詞(略)
二、各組工作報告(含招生工作進度)
課務組---有關教科書及三週刊購買方式改變，已於新生注意事項及本院網站公告敘明；至於調漲學費則暫不考慮。
註冊組---學院部及專科部教師成績冊自106學年度起改以電子檔替代紙本，煩請課務組協助提供教師e-mail帳號，以利將成績冊寄發。
學務組---1.非假日班招生工作，目前已與摩斯、饗食天堂、生活工場、誠品等企業洽談中，除部份企業未及於本年度開班外，其他則祈於7月底前簽約，學生則可請其先行報名。
2.學生平安保險因未強制每人必須參加，要保人數不確定，且考量程式開發成本，故決議由徐昭容小姐以人工收費方式辦理。
媒教組---伺服器損壞及停電後無法開啟之問題，因機器老舊，且硬碟容量較小，目前已有一顆硬碟無法正常運作，為免日後資料修復困難，已商請資網中心協助，尋找一台可用之伺服器，將本院系統導入運作；或是購置容量較大之硬碟，再請廠商另寫程式配合，讓兩顆硬碟可交互備份替換。
總務組---106年華視製播後續擴充，已簽請校長確認底價，並請中科大於7月底前完成議價；下學期繳費訊息已公告於網站，繳費日前協助確認臺灣銀行是否於規定時程開放繳費。
三、討論事項：
提 案：請總務組建立內控稽核項目，提請討論。
說 明：
一、由於本院學生經常未依行事曆規定時程繳交學分費，因而要求學校給予補選課、補註冊機會；唯補辦作業流程必須先選課，才能計算繳費金額，然後再列印繳費單，由學生自行持單據至臺灣銀行臨櫃繳費，學分費繳交後即完成註冊程序。
二、本學期中，奉 主任指示，由總務組及註冊組負責雙檔比對繳費資料與註冊學生資料是否吻合，經查後，發現兩者確有出入，且有李文同學疑似未繳費卻有編班之情形；故而為降低風險，並避免事後作業困擾，擬於本院內控項目中增列稽核工作，以有效管理。
決 議：由於課務組已於內控項目「補選課補註冊作業」流程圖中提及稽核部份，現將其修正並詳列辦理方式，不再增建。

四、臨時動議
1.請學務組儘快確定非假日班人數，以利編班及安排課程與面授教室；另為維護教室環境清潔，亦請學務組負責督導管理。
2.本年度非假日班專科部仍只開企業管理科，應用外語科暫不開班。
3.非假日班僅接受企業團體報名，一般生要就讀，必須先提出申請，視有無缺額而定。