一、開會時間：102年1月17日(星期四)上午10時正
二、開會地點：承曦樓三樓305教室
三、主席：張主任旭華 記錄：陳憶均
四、各組組長報告:略
五、討論事項：
提案一：有關輔導處兼職教師各項費支付及二代健保補充保費扣減事宜，提請討論。
說 明：自102年1月1日起實施二代健保，為因應變革，有關本院(含輔導處)兼任教師之各項費用支付，將有所影響，敬請會計室與出納組協助釐清健保補充保費扣減之作業模式，以利造冊、撥款。
決 議：請總務組於造冊時增加兩個欄位，一欄為「扣減補充保費金額」，一欄為「實付金額」，並須加會人事室；輔導處兼職教師公付部份，由校本部吸收，預計一年約多負擔20萬元(含校本部及各輔導處)。

提案二：配合總務處出納組支援出納業務後，關於部份總務工作已轉由各組自行辦理之後續規劃建議案，提請討論。(提案人：文念湘)
說 明：
一、原空院總務業務僅只出納業務，並未含有其他總務業務。自101學年度第一學期起，空院總務工作中之出納業務轉由總務處出納組支援後，關於費用清冊(含金額、帳戶資料等)均改由各業務相關單位概括承受處理，一學期後，各組業務加重，而總務組業務相對減輕。
二、因應二代健保之變革，各組每學期分期中期末二次申報之作法，亦被迫改變，宜重新檢討原由空院總務轉移來之部份業務是否歸還交由空院總務統一辦理。
三、因應二代健保之變革，需再檢視之業務項目：
1.作業批改費：由課務組統計各教師批改份數後，造冊(未含金額及帳戶資料)與單位承辦人員及組長核章，再交由總務組續辦(原作法，僅撥款改由總務處出納組支援)。
仍維持期中與期末二次申報。
2.鐘點費：由課務組按月統計各教師鐘點數後，造冊(未含金額及帳戶資料)與單位承辦人員及組長核章，再交由總務組續辦(原作法，僅撥款改由總務處出納組支援)。
配合二代健保改為按月申報(含請假代課)。
3.試務監試費：由課務組按次統計各教師節數後，造冊(未含金額及帳戶資料)與單位承辦人員及組長核章，再交由總務組續辦(原作法，僅撥款改由總務處出納組支援)。按次申報(一學期共六次：期中一、期中二、期中補考、期末一、期末二、期末補考)。
4.學分退選退費：由課務組每週造冊(未含金額及帳戶資料)與單位承辦人員及組長核章，再交由總務組查證繳費結果後續辦(原作法，僅撥款改由總務處出納組支援)。
按週申報。
5.命題費：由課務組按期中期末二次統計各教師科目數後，造冊(未含金額及帳戶資料)與單位承辦人員及組長核章，再交由總務組續辦(原作法，僅撥款改由總務處出納組支援)。

辦 法：討論通過後依會議決議辦理。
決 議：照案通過。除上述費用外，其餘本院各組承辦各項費用之申報(如教師閱卷費、學生獎助學金、休、退學、溢繳學分費退費…)，皆回復為由承辦單位提供清單，送交本院總務組造冊，再轉總務處出納組撥款；閱卷費維持期中與期末二次申報，社團指導費則改為按月申報。有關清冊之製作，改用學校會計系統產生。

提案三：101學年度第二學期補註冊作業規劃建議案，提請討論。(提案人：文念湘)
說 明：
一、每學期註冊人數已降低至50班不到，但每學期之補註冊人數卻突破300人，相較有70班規模時，僅200出頭人數的補註冊人數，顯示學生守規矩習慣正沉淪中，若形成趨勢，則現有人力不勘負荷。
二、本學期，補註冊作業訂於2/19(二)~3/1(五)，為能了解學生不肯配合網路選課-繳費之時程原因，以供未來校務運作之參考，建議請學務組於維持秩序之同時，進行問卷調查。
三、本學期，補註冊作業仍參考往年安排：
註冊組辦公室辦理二專補註冊作業(均含修課資料建立與編班)
課務組辦公室辦理二技補註冊作業(均含修課資料建立與編班)
總務組辦公室辦理二專及二技補註冊繳費檔建立作業
(含對帳及通知註銷未繳費同學之修課註冊資料)
四、流程安排與分工建議：
僱用工讀生6名，註冊組2名協助建立二專補註冊資料建檔等；課務組2名協助建立二技補註冊資料建檔等；總務組2名協助建立二專及二技補繳費資料建檔等
補註冊程序：填寫補註冊程序單及選課單工作人員審查工讀生建檔補繳費建檔
加選程序：填寫補註冊程序單及選課單由專人直接在電腦上查核後建檔補繳費建檔
二專補註冊工作人員：徐育招小姐、蔡美金小姐
二專加選工作人員：文念湘先生
二技補註冊工作人員：劉麗珍小姐
二技加選工作人員：陳憶均先生(含伺服機作業)
二專及二技加選繳費與補註冊繳費建檔：楊彩金小姐
秩序維持、二專及二技分流(加選或補註冊)、問卷調查與輔導：徐昭容小姐
辦 法：討論通過後依會議決議辦理。
決 議：照案通過。其中對帳部份，原則上以自台銀下載繳費資料轉修課檔後，不定期執行核對同學之繳費情形作業，並將差異名單(有註冊未繳費、有繳費未註冊)交由註冊組及課務組進行修正事宜(至補註冊繳費截止)。而支援之工讀生，可視辦理情況調整，以18人天為原則(6人天/組3組)。

提案四：學生幹部注意事項(課務組部份之草案)建議案，提請討論。(提案人：文念湘)
說 明：近期發現學生幹部對學校各項作業流程與規定多不了解，無形的加重行政人員溝通解說之業務量，職曾任職學務組，每學期開始時均有對學生幹部訂定注意事項(如附件)。
辦 法：學生幹部注意事項(課務組部份之草案)如奉同意後，電子本送請學務組協助每學期指導學生幹部之訓練教材。
決 議：照案通過。請各組將需要轉達學生幹部配合事項，每學期E-mail給學務組，由其彙整後通知學生幹部配合。

六、臨時動議
總務組楊彩金小姐因承辦教學節目製播採購案及部份總務工作回歸，故自即日起免兼學務組業務。