一、開會時間：101年10月31日(星期三)上午11時10分
二、開會地點：活動中心一樓會議室
三、主席：張主任旭華 記錄：陳憶均
四、主席致詞：略
五、各組組長報告：略
六、討論及決議事項：
(一)檢討有關空院101學年度學生選課資料上傳、下載及繳費等事宜。
1.空院繳費時間有其特殊性(如超商及信用卡)，未於交接時說明，致使出現下載繳費檔時，尚有部份已繳費學生資料因未進入臺灣銀行系統，而被視為未完成註冊程序，目前已充分了解，下學期設定會特別留意。
2.學生雖為減免身份，系統上亦已計算減免金額，但匯出之上傳報表卻出現繳費金額，此一問題若非人為操作使然，會後請媒體教學組協助了解。
3.空院學生不得辦理助學貸款，下學期起請臺銀將繳費單「辦理助學貸款…」等字樣刪除，以免學生誤解而去申辦。
4.學生於辦理退費時，必須將其匯款帳號及金融機構代碼寫清楚；凡未提供存簿驗證者，務請其於申請表上簽名確認，以釐清責任。各輔導處退費，直接由校本部出納組匯入學生指定帳戶，不再由輔導處轉發。
5.學生應繳金額為0元者，在下載繳費資料前，必須完成銷帳；以往皆由臺銀代為處理，出納組表示此係校內工作，不宜委外，願負責逐一銷帳。
6.未繳費名單應逐筆確認。爾後請本院總務組楊彩金小姐於下載繳費資料轉檔後，再持續協助至臺銀系統下載繳費資料，並與先前資料做雙檔比對，將其差異性提供註冊組，以確實掌握學生是否完成繳費註冊動作。

(二)有關實施二代健保後所衍生之問題及因應措施。
以每月報支鐘點費為原則，系統程式配合修改，確切做法則視政策公布實施後再行討論。

六、臨時動議：
(一)務請學務組落實班級幹部教育訓練，以利學校政策傳達，並幫忙新生儘快了解學校與進入狀況。
(二)本院目前僅七名幹事，有三組僅一名幹事，辦理之行政業務及學生事務卻有增無減，在人力不足的情況下，建議每人應至少身兼三組業務，除可相互支援，亦可避免工作無人代理之現象。
(三)請每位同仁對負責之業務或任選一項業務，製作一份「標準作業流程」，並於11/30以前將紙本交送主任室(流程表之製作，請唐組長於下次院務會議中提供範例並現場教學)。
(四)10/14學生幹部座談會時有同學反映，本院網站所公告之訊息時常找不到或無法下載，請各位同仁日後於網站上公告訊息時，確實依照規範(如附件)執行，以減少怨懟。