國立臺北商業大學總務處

113學年度第2學期第1次處務會議紀錄

時間：114年2月18日（星期二）上午10:00

地點：總務長室

出席人員：孫組長揚恩、江組長志雄、陳組長莉玲、劉組長碧芬、
陳組長信宇、王組長川銘(視訊)

主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏

壹、確認上次(113學年度第1學期第5次)會議紀錄

工作協調-二，因有執行疑義，列入本次會議協調，餘確認通過。

貳、報告上次會議主席宣達、各項決議、臨時動議、工作協調之執行情形

【主席宣達】

一、校長指示學校禮品可思考結合創新設計與經營學院師生設計作品，共同開發新品項，請經管組研議。。

執行情形：(經管組)本組配合創新設計與經營學院提供成果，於年度紀念品經費餘額內，辦理採購相關紀念品。

【工作協調】

一、有關112-116學年度校務發展計畫之KPI，長程目標之「提出福林段校地第1階段規劃」指標，如何分工辦理？

後續辦理方向：於104周年校慶(113/12/14)，貴賓賴監察委員振昌致詞表示福林段校地開發案可朝「以地換地」方向辦理，本處將拜會桃園市政府相關單位交換意見。

執行情形：已列入行政會議工作報告，俟開發方向明確後據以規劃辦理。

主席裁示：目前通識中心黃老師執行「臺灣北部地區林下經濟作物開發及應用推廣」計畫案，擬於福林段校地建置温室，與本校中長程發展計畫之永續校園(或綠色校園)目標相關，可作為使用福林段校地執行績效。

參、主席宣達事項

一、經管組組員蔡翠娥退休所遺職缺1案，將採內部平調，請各組組長轉知同仁，如有平調意願，請於114/2/21中午前告知。

二、因應轉型正義教育之推動，本校中正廳及中正紀念館改名案，經113-1-9行政會議臨時動議決議「中正廳名稱改為「多功能廳」，中正紀念館改名案可再研議」。有關場館空間改名，請各組自行檢視涉及業務(場地借用、校園標示等)。

三、有關推動業務委託民間辦理之成效評核，建立委外監督查核及委外危機處理機制部分已提提113-1-4處務會議確認(113年12月18日召開)，請事務組、營繕組、綜服組落實執行。

四、非依共同供應契約辦理之小額採購，洽廠商提供報價者，仍應參考市場行情，考慮報價內容之合理性。

五、為利設施(備)報修作業，本處已多方宣導經由修繕通報系統上網報修。有關空間/人員資料，經管組已調查並更新，後續請各組依權責注意收件處理，並回覆處理狀況。資網中心已通知今天2/18下午2:00於承705室討論系統增修功能，請相關人員參加(事務組-黃偉峻；營繕組-李健安、楊修毅；綜服組-鄧洲村、蕭志忠；經管組-曾建達)。

六、轉達校長對臺北校區承曦樓1樓未來開發方向：承101-推廣教育部行政辦公室、承102-書店、承103-藝廊，相關規劃將於2月25日建築師簡報會議說明。

肆、各組工作報告（略）

伍、提案討論

　提案一、事務組提：為修正GDD18「小額採購作業」作業流程，提請審議。

說　明：為落實本校列管項目審核作業規定，促進採購流程效率，以及配合行政院公共工程委員會108年11月22日修正「共同供應契約實施辦法」第6條第1項文字略以：「適用機關之採購需求在本契約所載可供訂購之數量或金額範圍內，得利用本契約辦理採購。」，修正GDD18「小額採購作業」作業流程。

辦　法：經本會議討論通過後，續提內部控制專案小組會議審議。

決　議：修正後通過。

陸、臨時動議

一、為利總務業務順利推動，擬合併各類採購業務為「採購組」，另學校庶務工作置於「庶務組」或「事務組」，相關組改名稱及人力配置將參考外校作法，預計本學期啟動組改作業。

柒、工作協調

一、有關工友退休後，總務處公文遞送事宜？全處工讀生統籌運用方式？

協調結果：請各組提供工讀生排班表，由秘書依時段排定責任組別，視公文量請工讀生協助遞送，公文送畢仍回原管理單位服務。各組如有更妥適的作法，歡迎提出討論。

二、有關公共區域設施(備)修繕分工？例如：大門電動鐵捲門故障之修繕單「申請單位」為何？是否由使用(管理)單位提出申請？

協調結果：由總務長視個案情形指定「需求單位」填寫修繕單。

三、桃園校區校門景觀美化暨校名牌新建工程分工協調事宜。

協調結果：請桃園校區綜合服務組持續辦理，並請營繕組就履約管理部分盡全力協助。

捌、散會(11:30)