國立臺北商業大學總務處

113學年度第1學期第3次處務會議紀錄

時間：113年11月12日（星期二）上午10:00

地點：總務長室

出席人員：陳組長信宇(黃偉峻代)、江組長志雄、劉組長碧芬、陳組長莉玲、
孫組長揚恩、王組長川銘(視訊)

主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏

壹、報告上次會議主席宣達、各項決議、臨時動議、工作協調之執行情形

(無)

貳、主席宣達事項

1.人事室通知總務處及資網中心就「推動業務委託民間辦理」成效評核之建立委外監督查核及委外危機處理機制部分，思考如何落實執行。本處業務作法列入本次會議討論。

2.近期接獲學生來信反映「跑班教室課桌椅故障」與「洗手台水管爆裂漏水」，有關設施設備維修通報機制再次提醒：

(1)通報方式：清潔班、系辦、修繕系統、定期巡檢(各組自主巡檢、環安衛中心每月環境檢查、校安中心每週/不定期巡檢)

(2)跑班教室設備(課桌椅、數位講桌、投影機、消耗性用品等)：事務組

(3)跑班教室冷氣空調、廁所設施、水電等：營繕組

參、各組工作報告

　　（內容同11/14行政會議工作報告，請各組口頭補充重要事項）

肆、提案討論

提案一、綜合業務提：有關「廉政風險業務及定期遷調調查表」，提請確認。

說  明：

一、依「強化行政院及所屬機關（構）公立學校公務人員定期遷調參考原則」第3點第1項規定「各機關對辦理廉政風險業務之職務，應依業務特性訂定職期，每年定期檢討辦理職期屆滿人員之遷調，並落實考核機制；如職期屆滿無適當職務可資遷調，得以調整業務內容或工作轄區方式辦理。檢討辦理情形應報主管機關備查。」

二、上開廉政風險業務(包括採購業務、出納核銷業務、經管財物業務、獎補助業務、具裁罰權限業務)，應依業務特性對相關職務訂定職期，每年應至少完成1次定期盤點及檢討作業。總務處部分已請各組檢討修正如附件一。

辦  法：經處務會議確認後，續提秘書室函報教育部備查。

決  議：本案「廉政風險業務及定期遷調調查表」確認通過。

提案二、綜合業務提：有關「推動業務委託民間辦理」成效評核之建立委外監督查核及委外危機處理機制，提請討論。

說  明：

一、依人事室113年度推動業務委託民間辦理專案小組會議（113年10月9日召開)，主席指示「會後請人事室通知總務處及資訊與網路中心就成效評核表項次五及六建立委外監督查核及委外危機處理機制部分，思考如何落實執行(如：於處、中心會議定期評核檢討)。又明(114)年度推動業務委外專案小組會議應檢附相關佐證資料，作為評核依據。」

二、總務處業務委外項目(包括保全、清潔、機電維護、消防安全設備維護及污水設備代操作保養等)，依總務長指示於10月21日電郵通知事務組、營繕組、綜服組配合辦理，已彙整資料(查核內容/檢核表單/具體作法)。

決  議：本案會後請各權責單位增補內容，再提下次會議確認。

        (會後經請權責單位再次檢視修正，已彙整如附件二)

提案三、事務組提：為刪除GDD18「小額採購作業」內部控制項目，提請討論。

說　明：本校辦理採購授權表已有明訂小額採購作業相關規定，為提升行政效率，及避免於多項文件重複訂定有關規範，以利教職員工依循，爰擬刪除GDD18「小額採購作業」內部控制項目。

辦　法：經本會議審議通過後，續提內部控制專案小組會議審議。

決　議：

　　一、本案撤案（「小額採購作業」屬高風險項目，風險值為4，且教育部已多次來函要求小額採購案件納入內控查核機制）。

　　二、小額採購SOP請事務組、綜服組刊登網頁，以為各單位作業依循。

伍、臨時動議

1.自下次會議起，議程增列「確認上次會議紀錄」。

陸、工作協調

1.高教深耕計畫114-116年本校計畫書撰寫分工作業，總務處部分如附件三，已依項目(環保餐廳、綠廊道)請經管組、營繕組配合撰寫（須於11/15前回傳永續中心)。

2.12/14校慶活動支援綜服組之工作項目及人力

*如有派員，須於12/2前向學務處課指組登記搭車人數

柒、散會（11:30）