國立臺北商業大學總務處

112學年度第1學期第5次處務會議紀錄

時間：113年1月9日（星期二）上午10:00

地點：總務長室

出席人員：陳組長信宇、江組長志雄、劉組長碧芬、陳組長莉玲、孫組長秀蘭、王組長川銘(視訊)

主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏

壹、報告上次會議主席宣達、各項決議、臨時動議之執行情形

【主席宣達】

1.臺北校區校長有約學生反應中午没有地方用餐1案，校長裁示中午12:10-13:10開放承曦樓4或5樓跑班教室提供用餐，本處自112/11/29起，開放承曦樓406教室提供使用，有關開放宣導請經管組辦理，垃圾整理事宜請事務組轉知清潔班處理。另為增加學生用餐及休息地點，有關五育樓B1便利商店空間之可行性，請經管組、營繕組、事務組預為思考涉及法規及業務，共同協調合作。

*本案為第27次學生與校長有約列管案件，將試辦至學期末(113/1/12)，期間視學生使用情形作為調整參考。

執行情形：

營繕組：依經管組提出A2~A5櫃位修繕需求，已函請建築師評估及提供概算。

經管組：本案清查承406教室每日皆有10多位學生用餐休息，為使學生有更多的休息環境，擬繼續開放406教室供學生使用。有關便利商店空間作為用餐及休息部分，因該區室裝尚未完成，安全考量下暫不開放使用。

事務組：承406教室清潔工作，已轉知清潔班處理並由本組派人員複查清潔情形，目前為正常。

貳、主席宣達事項

1.請各組公文陳核注意會辦單位意見，如有後續辦理事項或與擬辦意見相左情形，務必向主管報告，必要時加註意見再次陳送，儘量溝通取得共識。

2.各組如請工讀生協助公文送件，請務必告知將公文送至指定人員或收件處，以免公文遺失。為避免遞送問題，延宕公文處理時效，請文書組了解台大及其他學校作法。

3.各組公文一律由電子公文系統取件(格式、條碼須符合規定)，並循電子流程遞送，以免掉卷。如有特殊情形可改以紙本方式陳送。

4.秘書室112年內部稽核缺失及興革建議：有關小額採購作業依內控項目「GDD18小額採購作業」規定，與非共約廠商採購，需依照規定檢附報價單，若實務上，需與報價單金額較高之廠商採購，建議應在請購流程之單據上敘明原因。請各單位定期檢視實際作業與法規及內部控制作業程序是否相符，並加強與其他單位的聯繫與合作。

5.總務業務依規定應揭露的資訊，請各組協助公告及更新(例如相關法規、表單下載、SOP、相關網頁資訊等)。

6.113年度預算分配表已電子郵件周知各組組長，請依核定額度及內容照案執行。

參、各組工作報告(略)

肆、提案討論

提案一、經管組提：臺北校區活動中心興建建築物學生餐廳空間需求事宜，提請審議。

說  明：

一、本校臺北校區五育樓學生餐廳，前依111年9月22日行政會議之總務處報告事項，朝永續發展綠色餐廳規劃。經洽臺灣產業關懷學會「碳中和綠色餐廳專案顧問」，除碳中和規劃設計約450萬、施作工程含建造約3,000萬外，後續仍需招攬具經驗營運團隊進駐、進行碳中和認證，先予說明。

二、現依本校112年11月27日「臺北校區活動中心拆除重建計畫第6次籌建委員會」會議紀錄決議事項略以，未來活動中心納入學生餐廳，並請總務處(餐廳)確認空間需求。

三、爰本組彙整校內各會議規劃及他校現況，擬具如附表，後續送空間規劃委員會討論及校園規劃委員會辦理。原學生餐廳空間，歸還學校統籌運用。

辦  法：本會議通過後，續提空間規劃委員會討論及校園規劃委員會辦理。

決  議：修正後通過（說明二後段文字修正為：未來活動中心納入學生餐廳，並請總務處確認空間需求。）

伍、臨時動議（無）

陸、工作協調

1.有關使用執照、變更使用執照、建築物室內裝修合格證明、消防審查許可文件等正本資料之管理(保管)單位。

【協調結果】

　目前無適合存放空間，本案錄案列入空間需求。

2.學生反應利用修繕通報系統線上報修，處理進度未見更新？修繕通報系統主政單位為何?

【協調結果】

　(1)請各組定期至修繕通報系統檢視所屬案件並回應「處理狀況」及「處理說明」。

　(2)請秘書擔任系統窗口，彙辦系統相關事宜。

3.為使「採購暨修繕申請單」版本一致性，自今(113)年起配合修訂小額採購報價單張數1案，改為線上申請立案印出，有關涉及簡易修繕(例如更換燈管、電話異動等)如何作業?

(1)經詢主計室不建議系統留存經費1元之案件

(2)申請者如何登錄資料、經費來源為何?

【協調結果】

　(1)俟與主計室溝通，確定可行再公告周知。

　(2)為利各單位了解簡易修繕案件申請方式，請營繕組先行模擬測試，並會後提供說明(例如屬契約範圍不涉及費用的項目如何申請)。

4.「臺北校區五育樓801至804室調整為獨立型教師研究室」目前細設完成，為利跨組業務之推動，擬成立專案小組，請營繕組、經管組推薦小組成員加入，並請總務長指派人員擔任專案經理。

【協調結果】

　(1)專案小組成員：營繕組：楊修毅、李健安

　　　　　　　　　　　 經管組：曾建達、林美吟

　(2)專案負責人：營繕組江志雄組長。

5.軍訓室反應校園周邊人行道環境維護問題(已提112-1總務會議)，關於垃圾撿拾兩點建議：

(1)總務處協請原清潔班人員每日定時實施

(2)總務單位分工調派各辦公室學習生不定時實施

【協調結果】

　(1)請事務組與清潔班協調，將校園周邊打掃時間調整至下午(與市府環保局上午打掃時間錯開)。

　(2)請各組支援工讀生於中午前後協助校園周邊垃圾撿拾。

6.總務處年終尾牙辦理方式，請各組表達想法。

【協調結果】

113/2/6(二)中午於活動中心1樓中正廳舉行，採buffet方式，歡迎各組同仁共同參加。

柒、散會(11:30)