國立臺北商業大學總務處

112學年度第1學期第4次處務會議紀錄

時間：112年12月5日（星期二）上午10:00

地點：總務長室

出席人員：陳組長信宇、江組長志雄、劉組長碧芬(蔡愛華代)、陳組長莉玲、孫組長秀蘭、王組長川銘(視訊)

主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏

壹、報告上次會議主席宣達、各項決議、臨時動議之執行情形

一、事務組提：修正本校「辦理採購授權表」注意事項，提請審議。

決　　議：照案通過。

執行情況：已續提112年11月23日行政會議審議通過(附帶決議：修正案自113年1月1日起實施)，目前簽請校長核定作業中。

二、綜合業務提：有關112年度總務處績優職員推薦1案，提請確認。

決　　議：本處績優職員推薦朱ｏｏ行政組員。

執行情況：已送人事室續提11月23日契僱人員審議委員會。

貳、主席宣達事項

1.學校106周年校慶1案，12月16日當日已調整為上班日(於12月29日補假1天)，有關當天校園環境及廁所清潔，請事務組確定窗口人員，以即時通知清潔人員機動配合。另校門口綠廊道工程尚未完工，為兼顧施工場地美化及校慶宣傳，校長指示設置帆布大圖輸出竣工示意圖，請營繕組辦理。

2.台灣評鑑協會將於今(112)年12月19日來校實地訪視，依主辦單位教務處通知，配合事項如下：

(1)兩校區校園環境整潔

(2)協助預留停車位(訪視委員及台評會工作人員)、車輛引導

(3)當日所有職員配戴識別證，穿著簡潔大方服裝，注意禮節

(4)評鑑佐證資料夾於12月15日前上架

3.主計室通知112會計年度結束期間經費收支注意事項，請各組同仁配合辦理，如遇各單位親跑公文，請予以協助處理。

(1)112年度之經費憑證、清冊等，請於112年12月18日前送達主計室，以利帳務處理。

(2)112年12月18日以後辦理之活動或發生之費用，請於113年1月2日前送達主計室開立傳票。

(3)112年請購系統將於112年12月28日下午4時關閉，請掌握時效，儘速報支相關經費。

4.臺北校區校長有約學生反應中午没有地方用餐1案，校長裁示中午12:10-13:10開放承曦樓4或5樓跑班教室提供用餐，本處自112/11/29起，開放承曦樓406教室提供使用，有關開放宣導請經管組辦理，垃圾整理事宜請事務組轉知清潔班處理。另為增加學生用餐及休息地點，有關五育樓B1便利商店空間之可行性，請經管組、營繕組、事務組預為思考涉及法規及業務，共同協調合作。

5.近年來本處已多次接獲有關同仁服務態度投訴信件，為避免反應內容過於主觀，是否考量辧公室加裝攝影機，請各組評估業務性質有無必要。如有需要，請於12月8日前提出需求(使用業務費或場地分配費)。

6.為利跨組業務之推動，未來將視業務性質成立專案小組(隸屬總務長指揮)，執行期間定期工作匯報，工作成效將併入個人年終考績。

7.為追蹤公文流程及進度，有關外單位會辦總務處公文，請本處第1個收件單位於來文正面加蓋收文日期章，以利瞭解公文時效及辦理效率。

8.教育部補助全國大專校院購置監視設備專案稽核之建議事項(112年11月28日函，詳附件一)

(1)採購作業符合政府採購法及相關作業程序

(2)遵循「各機關對危害國家資通安全產品限制使用原則」：於招標文件明定不允許大陸地區廠商參與，並不得採購及使用大陸廠牌資通訊產品。

(3)強化採購作業內控監督：

a.研訂「辦理採購案件自主檢核項目表」及「經辦採購作業職務說明書」，加強採購風險控制。

b.落實經辦採購、出納核銷及財物管理等職務人員之職期輪調，避免久任造成風險。

(4)建構設備維護管理機制：

a.定期更新設備密碼，並強化密碼安全。

b.訂定監視錄影系統設置管理相關規定。

c.另訂監視設備定期維護契約，簽訂保密切結。

9.依「強化行政院及所屬機關（構）公立學校公務人員定期遷調參考原則」(111年11月18日訂定發布，自112年實施)，本處已配合填寫「廉政風險業務及定期遷調調查表」(詳附件二，秘書室函報教育部)，為避免人員久任職務(包括經辦採購、出納核銷、經管財物等業務）產生弊端，依規定應每年定期檢討，請各組檢視所屬部分並落實執行，原則依規定(劃)職期辦理遷調，如無法定期遷調，則藉由替代作為(調整業務內容)或其他作為(建立標準作業程序)降低風險。

參、各組工作報告（略）

肆、提案討論（無）

伍、臨時動議（無）

陸、工作協調

1.12月1日接獲教官代學生反應，中正館1樓平台驚見老鼠，多次反應未見改善，請相關單位協助改善，原則分工如下：事務組-加強垃圾場環境清潔、經管組-學餐廚餘桶注意上蓋及外部清潔，另請環安衛中心鼠患防治投藥。

2.有關外單位請本處填表(或提供資料)涉及跨組業務時，填報方式由資料權管單位各自填報，並負責內容正確性。

3.今年年終考績請各組組長先行初評，為避免流於形式，請列舉同仁年度內著有功績、勞績或特殊優良之具體事蹟，或相較前一年業務(或相較他校同業務)更優之工作表現。

柒、散會(11:30)