國立臺北商業大學總務處

112學年度第1學期第3次處務會議紀錄

時間：112年11月7日（星期二）上午10:00

地點：總務長室

出席人員：陳組長信宇、江組長志雄、劉組長碧芬、陳組長莉玲、孫組長秀蘭、王組長川銘(視訊)

主席：李總務長俞麟                                      記錄：沈慧敏

壹、報告上次會議主席宣達、各項決議、臨時動議之執行情形

項目	內容	執行情形
主席宣達	3.為瞭解同仁辦理的業務內容，請不定期填報「工作日誌」供參，以利追蹤業務推動情形。首次請全體同仁均填寫(密件，可e-mail總務長信箱或紙本簽名後密封逕送總務長)，爾後如有窒礙難行或需協助之處均可隨時填報反應。	綜合業務:已於10/12、10/26電子郵件提醒同仁於10/30前繳交。
	5.有關小額採購估價單張數，經參考其他機關學校，並與校內單位溝通，擬改為3萬元以下免附，3～15萬元附1張估價單。請事務組就本校「辦理採購授權表」注意事項涉及內容提行政會議修正。	事務組：提112/11/7處務會議討論。
	6.為充實「場地管理資訊系統」網頁內容，提高場地租借率，請經管組行文各場管單位提供照片資料(至少2張，含全景及設備資訊)。	經管組：已請資網中心依指示修改系統，完成後再請各管理單位依權限自行修改內容。
提案討論	無
臨時動議	1.有關資網中心請本處更新「修繕通報管理系統」窗口人員資料1案，請經管組依前開宣達事項第6項一併辦理。	經管組：已依長官指示以簡便行文表請各單位提供修繕系統窗口。
	2.桃園校區近期出現虎頭蜂，為避免人員遭受攻擊螫傷，擬將4棵鳳凰木移除1案，請綜服組洽相關專業單位協助瞭解處理。	綜服組：目前已將鳳凰木突枝修剪避免蜂類聚集，4棵鳳凰木暫不移除。

貳、主席宣達事項

1.本校「112學年度(教育部)科技校院追蹤評鑑-課程與教學」，訂於112年12月19日接受台灣評鑑協會實地訪視，有關「自我改善計畫與執行成果」總務處撰寫重點為優化校園工程，訪視當天日程表及參訪路線等相關資訊屆時由秘書轉知各組，另二校區各場地及公共設施之清潔、修繕，請提早規劃作業。

2.有關採購契約之履約期限，請注意勾選適當選項，以免發生爭議。

　□廠商應於___年___月___日以前或(□決標日□機關簽約日□機關通知日□收到信用狀日)起___天/月內將採 購標的送達 ______ (指定之場所)/完成___(交易條件)。

3.依採購法規定底價於決標前應保密，主計室提醒決標紀錄完成後，採購單位簽呈內容可將底價帶入，以資完整，例：廠商報價進入底價（○○元），經主持人當場宣佈決標。

4.112學年度校慶活動籌備會議紀錄-臨時動議:有關臺北校區大門綠廊道暨周邊設施改善工程，廠商預計於12月25日完工，校長已裁示「12月15日前先完工外觀設施及維持校慶當日門面整潔」，請營繕組注意辦理。

5.校長指示「臺北校區五育樓八樓西側(801-804室)增設研究室工程」、「臺北校區球場暨周邊設施改善工程」提報教育部申請補助，已請營繕組趕辦彙整二案計畫書及報部作業。屆時財物分類等相關事宜，請經管組依權責賡續辦理。

6.時序已入冬，氣温如低於25度，請各組開啟辦公室大門，以利空氣流通，原則訂於12/1開啟。另為維持良好辦公紀律，請同仁討論公事時注意音量大小。

7.校長於112/10/23會勘作業指示，未來承曦樓1樓將規劃為推廣教育中心辧公室及書局，臨走道側牆壁改為透明玻璃，B1F空間作為推廣教育使用，屆時B1F廁所將啟用，請注意公共空間的清潔維護。

8.宣導：

(1)主計室112/10/18電子郵件：為簡化行政業務，執行業務有先行代墊之需，得以「代墊款項請示單」(代墊項目以請示單所列為限)取代簽呈以提升行政效率；代墊人以正式編制人員、契僱人員及各類計畫專任助理為限。

(2)公共工程委員會函示：機關於辦理工程採購時，請主動邀請主(會)計及政風人員列席採購工作及審查小組會議並依權責協助提供意見，基於主（會）計人員熟悉預算法規，政風人員較能掌握廉政資訊，於採購過程中參與審查，對降低機關採購人員風險及促使其公正辦理採購，均有正面助益。

(3)資網中心112/10/20書函：配合「各機關對危害國家資通安全產品限制使用原則」，請各組注意有無使用危害國家資通安全產品(大陸廠牌，但不僅限)，如有應即下架停止使用。

參、各組工作報告(略)

肆、提案討論

提案一、事務組提：修正本校「辦理採購授權表」注意事項，提請審議。

　　　　說　明：

(一)本校「辦理採購授權表」注意事項第11點後段規定略以，小額採購案件（15萬元(含)以下）未達1萬元之案件附1張報價單，1萬元以上15萬元以下之案件附2張(含)以上報價單。惟實務上於採購文具、餐點等性質之小額採購案件，常有無法事先取得報價單，或有取得報價單困難之情形，爰擬修正注意事項第11點規定。

(二)依據《中央機關未達公告金額採購招標辦法》第5條規定，公告金額十分之一以下採購之招標，得不經公告程序，逕洽廠商採購，免提供報價或企劃書。惟為落實採購審核程序，注意事項第11點擬修正為：「未達3萬元之小額採購案件於請購時免附報價單，3萬元以上未達15萬元之案件附1張報價單，經一級主管檢視請購單及報價單無誤後，再決行辦理採購。」。

(三)另因各教學及行政單位透過共同供應契約辦理採購之時程需求不一，如依據注意事項第10點規定每年由總務處分2次統一彙整辦理電腦、影印機及冷氣之採購，除不符採購效率外，亦未能及時提供需求單位採購所需設備，且前揭採購項目之共同供應契約均無大量採購優惠條款，爰擬刪除注意事項第10點規定。

　　　　辦　法：經本會議審議通過後，續提行政會議審議。

　　　　決　議：照案通過。另第8點參考營繕組意見一併修正(如附件)。

提案二、綜合業務提：有關112年度總務處績優職員推薦1案，提請確認。

　　　　說　明：

(一)依本校「績優職員選拔及獎勵要點」第五點「由各單位本公平、公正、公開原則推薦人選，並經各該所屬單位召開相關會議通過..」辦理。

(二)本案經請各組推薦適當人選，僅營繕組推薦1人(朱ＯＯ行政組員)，並依規定填具「績優職員優良事蹟推薦表」，爰依上開規定提處務會議確認。

　　　　辦　法：經處務會議確認後，提送人事室續提契僱人員審議委員會評審。

　　　　決　議：本處績優職員推薦朱ＯＯ行政組員。

伍、臨時動議(無)

陸、工作協調

1.有關外單位租借使用場地，遺留垃圾之處理方式(10/13事務組 mail 經管組，10/12國際會議廳場地租借單位遺留垃圾1案)，查「場地提供使用申請單」注意事項已規定「場地使用後請務必回復及清潔場地」，擬討論:

(1)界定垃圾大小

(2)區辨權責處理單位

(3)是否納入申請單，以明確規範

協調結果：請經管組承辦人於校外單位場地用畢後，現場確認場地回復情形，如未符本校規定予以告誡並記點。

2.事務組採購跑班教室課桌椅，有關財物列帳處理方式

協調結果：請購單位可視課桌椅實際使用情形(使用頻繁、容易耗損等)，於請購單註明擬改列「消耗品」原因，續由經管組核判。

3.有關採購暨修繕申請單之修正案

協調結果：

(1)備註文字修正為：

一、採購暨修繕申請均需登入「網路請購系統」立案，簡易修繕案（如換燈管）可授權二級主管簽章，即可成立申請案。

二、各單位自辦之採購案件，如涉及更改或新設水電及電話線路、隔間牆、門窗或敲打樑柱者，應先送會營繕組(臺北校區)或綜合服務組(桃園校區)；屬共同供應契約項目及書籍、期刊、無形資產、家具、家電、通訊設備及禮品等列管物品，不論金額大小，應先送會總務處；新購或升級電腦者，不論金額大小，應先送會資網中心；採購辦公室、會議室及各集會場所使用之桌、椅，應依本校「各單位使用桌椅採購分級標準表」規定辦理。

(2)決行欄位文字修正為：

未達3萬元之小額採購案件免附報價單，授權教學單位二級主管決行。

3萬元以上未達15萬元案件附 1 張報價單，授權一級主管決行。

(3)以上修正內容請秘書彙整提送主計室修正「網路請購系統」之「採購暨修繕申請單」，爾後各單位均需上網申請列印申請單，事務組及營繕組「表單下載」不再提供申請表。

柒、散會(11:40)

國立臺北商業大學辦理採購授權表

注意事項：

一、採購案如為科學技術研究發展性質不適用本表及注意事項，改依本校科學技術研究發展採購作業要點辦理。

二、各類採購案件，均應在請購案於會計系統完成預算控帳，且獲權責主管書面或電子公文核准後方得辦理。

三、桃園校區小額採購案件除為購置第六點列管品項物品外，在單位已有預算且未轉移用途前提下，得先免會主計單位，核銷時再行補會。

四、設備因損壞或老舊不堪使用，致需以新購設備取代舊有設備者，需求單位應先將舊有設備向經營管理組辦理報廢後，檢附報廢單影本再提出申請。緊急採購案件，經經營管理組同意者得事後補辦報廢。

五、逾小額採購金額以上的採購案，如有合理之需求必須用特定廠商或品牌、規格者，應由需求單位填妥限制性招標申請表確認適用限制性採購後，隨採購申請簽呈併送承辦單位辦理。

六、採購書籍、期刊、無形資產、家具、家電、通訊設備(個人使用)及禮品等為本校採購列管物品，均應事前先送會相關單位審核後，始得辦理採購。

七、採購辦公室、會議室及各集會場所使用之桌、椅，應依附表「國立臺北商業大學各單位使用桌椅採購分級標準表」之規定辦理。

八、各單位自辦之工程類採購案件，如涉及有更改或新設水電及電話線路、隔間牆、門窗或敲打樑柱與門扇加鎖等狀況者，申請單均需應先知送會總務處營繕組(臺北校區)或綜合服務組(桃園校區)，確認有無影響建築物安全或違反校內規定與相關法令。除教學單位外，新購或升級電腦者，不論金額大小，應先送會資網中心。

九、除桃園校區的小額採購案得傳真或口頭確認外，逾 1 萬元非緊急需求的新增工程與財物採購案件，申請陳核時均應先會總務處經營管理組認定財產類別。

十、為避免規避採購法疑慮，兼顧批量採購降低成本，除計畫類設備依本校科研採購作業要點規範辦理外，其餘各單位電腦、影印機及冷氣，限每年 3 月底與 9 月底提出採購交由總務處統一彙整辦理。

十一 十、未達 3 萬元之小額採購案件於請購時免附報價單，3 萬元以上未達 15 萬元之案件附 1 張報價單，經一級主管檢視請購單及報價單無誤後，再決行辦理採購。